Send me more jobs like this

Keywords / Skills : Administrative Assistant

3 - 5 years
Posted: 2018-07-24

Industry
ITES/BPO
Function
Admin/Secretarial
Role
Administration Executive
Education
Bachelor's Degree
Stream:
Administration
Posted On
24th Jul 2018
Job Description
Responsibilities:

• يتم إرسال الجدول الدراسي لأعضاء هيئة التدريس الدائمين مرة واحدة ولأعضاء هيئة التدريس غير المتفرغين كلٌ على حِدى.
• يتم إرسال قوائم الطلبة خلال فترة السحب والإضافة يومياً إلى أعضاء هيئة التدريس (يتم أخذها من القبول والتسجيل) حسب الجدول الدراسي وعند الإنتهاء من السحب والإضافة يتم إرسالها مرة اخرى لحين الإسقاط.
• تعبئة نموذجين لأعضاء هيئة التدريس: الأول تكليف جميع أعضاء هيئة التدريس (المتفرغين وغير المتفرغين) ويكون تحت إسم العبء التدريسي ويتم إرساله إلى شؤون الموظفين بالجامعة الألمانية الأردنية والملف الأخر تكليف أعضاء هيئة التدريس غير المتفرغين ويتم إرساله لهم لتعبئته وبعد ذلك إرساله إلى دائرة القبول والتسجيل في الجامعة الألمانية الأردنية وبعد إعتماده يتم إرساله لشؤون الموظفين.
• إعطاء رقم للكتب الرسمية الصادرة وبعد توقيع عميد الكلية على الكتاب تؤخذ نسخة منه وتأرشف حسب موضوعها في الملفات المناسبة وتؤخذ نسخة عنها (Scanning) وتحفظ على الجهاز.
• إرسال عند بداية كل فصل كتب لرئيس الجامعة الألمانية الأردنية بتكليف أعضاء هيئة التدريس (المتفرغين وغير المتفرغين) كلٌ على حدى.
• إرسال كتاب إلى المدير المالي والإداري في الجامعة الألمانية الأردنية حول العبء الأكاديمي للفصل الدراسي لأعضاء هيئة التدريس (المتفرغين وغير المتفرغين) كلٌ على حدى عند نهاية كل فصل.
• تحضير وعمل محضر إجتماعات وقرارات مجلس الكلية وإرسالها إلى رئيس الجامعة الألمانية الأردنية (مرفق أجندة الإجتماع).
• تحضير وعمل محضر اجتماعات وقرارات لجنة الدراسات العليا والبحث العلمي وإرسالها إلى عميد الدراسات العليا والبحث العلمي (مرفق أجندة الإجتماع).
• حضور جميع الإجتماعات التي تُعقد في الكلية وعمل محضر لكل إجتماع مُنعقد بالتنسيق مع عميد الكلية.
• إرسال رسائل إلكترونية (تعاميم) لأعضاء هيئة التدريس عبر البريد الإلكتروني ويكون ذلك بناءً على طلب عميد الكلية.
• عمل تعديلات على جدول (Incomplete Exam for Mid-term) بأسماء المحاضرين وموادهم وبعد ذلك الرجوع إلى موافقات العميد الدكتور مأمون عكروش على أعذار الطلبة وتعبئة الجدول حسب الأصول.
• طلب الخطة التدريسية لكل مادة مطروحة من جميع أعضاء هيئة التدريس المتفرغين وغير المتفرغين عند بداية كل فصل وتحفظ في الملف الخاص بها على جهاز الحاسوب.
• الحصول على كشوفات العلامات الأصلية ويتم إرسال النسخة الأصلية للقبول والتسجيل ونسخة تُحفظ في ملف خاص في العمادة تحت إسم (كشوفات العلامات).
• حفظ كل السير الذاتية وصورة عن شهادات أعضاء هيئة التدريس تحت اسم ملف (Dr's Cv & Information).
• عمل (Course Description): عند طلب الطالب وصف للمواد، أقوم بكتابة وصف المواد المطلوبة وطباعتها على ورق مروس وختمها وإعطائها له.

• المتابعة مع أعضاء هيئة التدريس بخصوص نموذج تقديم النصح والإرشاد للطلبة لمساعدتهم على تطوير المستقبل الوظيفي لهم (Career Path Counselling Form).
• المتابعة مع أعضاء هيئة التدريس بخصوص حضور وغياب الطلبة عن المحاضرات والإمتحانات الفصلية والنهائية.
• طباعة Recommendation letter على ورق مروس واعطائها للدكتور المعني ليقوم بتوقيعها ومن ثم أقوم بختمها وإعطائها للطالب.
• تجهيز دفاتر الإمتحانات لأعضاء هيئة التدريس قبل كل إمتحان نسبة إلى عدد طلاب المساق وختم دفاتر الإمتحانات النهائية.
• تنسيق مواعيد بين أعضاء هيئة التدريس والطلاب من أجل Career Path ( advisor).
• إرسال كتب رسمية إلى الجامعة الألمانية الأردنية ويكون ذلك بناءً على طلب عميد الكلية حيث يؤخذ بعين الإعتبار رقم الكتاب )ليتم حفظه في ملف أرقام الكتب الرسمية) – التاريخ – تنسيق الصفحة –وعمل تصوير للكتاب- ونسخة تحفظ على الجهاز Scanning.
• مساعدة أعضاء هيئة التدريس بتصوير الإمتحانات الفصلية والنهائية نسبة إلى عدد الطلبة في المساق ويكون ذلك بناءً على طلبهم.
• للإعتراض على علامة: يُعطى الطالب نسخة من طلب الإعتراض ويقوم بتعبأته بالبيانات المطلوبة، عندها يتم إرساله لمدرس المساق لتعديل العلامة ومن ثم للعميد للتوقيع عليها، ويتم إعطاء النسخة الأصلية للقبول والتسجيل ونسخة تُحفظ لدينا في الملفات.
• عند غياب أحد من الطلبة عن أي من الإمتحانات الفصلية/النهائية يتم تزويدهم بنموذج إمتحان غير مكتمل لتعبئته مرفق مع العذر الطبي ومن ثم يتم إرساله إلى عميد الكلية للموافقة على الطلب المقدم أو رفضه.
• عمل (Examination Attendance Sheet) للمواد قبل كل إمتحان وإرفاقها مع دفاتر الإمتحان.
• عمل Course Grades Statistics عند إستلام كشوفات العلامات ومن ثم إرسالها إلى أعضاء الهيئة التدريسية عبر البريد الإلكتروني وحفظها في ملف خاص تحت إسم (Course Grades Statistics).

• عمل نموذج إكتمال علامة لتعبئته من قبل عضو هيئة التدريس بعد تقديم الطالب إمتحان غير مكتمل وتسليمه لعميد الكلية للتوقيع عليه، ومن ثم إعطاء النسخة الأصلية للقبول والتسجيل ونسخة تُحفظ لدينا في الملفات.
• أرشفة جميع الكتب الرسمية الواردة من الجامعة الألمانية الأردنية في الملفات الخاصة بها.
• إتلاف دفاتر الإمتحانات النهائية عند إستلام دفاتر الإمتحانات النهائية للفصل الذي يليها.


About Company

Talal Abu - Ghazaleh Recruitment and Human Resources Development (TAG - Recruit) is a firm specialized in offering distinctive recruitment services to organizations and individuals through our staff trained and prepared for this purpose. Our company not only recruits those qualified to fill available positions, but also goes beyond that to utilize the optimal selection methods along with assessment, provision of advice and guidance and assistance in the explanation of their job duties to new staff.
Similar Jobs
View All Similar Jobs


Walkin for you